Comment définir les roadmaps de 2 500 personnes : la Quarterly Review Week

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Le secteur des technologies évolue très rapidement. Pour être performant, il est nécessaire d’être agile et de savoir s’adapter en permanence, en fonction des innovations et des besoins des clients. L’hypercroissance d’OVH n’est possible que dans ces conditions : très grande agilité et vision Customer Centric en sont la clé. OVH a depuis longtemps choisi de ne pas travailler par expertise, mais en transversalité. Comment maintenir cet état d’esprit et cette efficacité alors que l’entreprise grandit beaucoup, et s’étend désormais sur 4 continents ?

Pourquoi une QRWeek ?

Le fonctionnement horizontal d’OVH rend indispensable l’alignement régulier des équipes. C’est le but de la Quarterly Review Week (QRWeek).

OVH a toujours cherché à libérer le travail au sein de l’entreprise, mais était initialement organisé par expertise (Technique, Marketing, Finance, etc.), selon le modèle classique d’entreprise, gérée par des membres du Comité exécutif. Afin de mener à bien les multiples projets qui sollicitent des équipes pluridisciplinaires, OVH a changé au fur et à mesure du temps, pour finalement totalement pivoter d’un modèle vertical à horizontal.

Les projets sont désormais menés de manière horizontale autour de 6 Business Units qui travaillent en transversalité (BU Commerce EMEA, BU Commerce US, BU Product, BU Industry, BU Corporate et BU Operations). Au sein de chaque BU, se trouvent des Units, elles-mêmes subdivisées en « Squads ». Avec cette structuration, OVH s’est transformé de manière conséquente, une profonde mutation qui permet d’assurer la scalabilité de l’entreprise et de dérouler tous les projets stratégiques de l’entreprise. Mais il fallait en parallèle répondre au besoin majeur de synchronisation des équipes. La QRWeek a donc été mise en place.

Quel est l’objectif de la QRWeek ?

La QRWeek permet premièrement d’effectuer un retour d’expérience (REX) sur le trimestre écoulé. Les Business Units analysent ce qu’elles ont mis en place lors des trois derniers mois d’activité, ce qui a fonctionné ou non. Ainsi, il est possible de se projeter dans le trimestre qui s’ouvre en réajustant les objectifs et priorités, et alignant l’ensemble des équipes autour d’une planification trimestrielle. Les deux objectifs-clés de cette semaine sont donc la planification et la priorisation.

La QRWeek, comment ça marche ?

La semaine est marquée par deux temps forts : le Speed Dating et la conférence REX & priorités.

Avant de démarrer un nouveau trimestre, il est essentiel d’échanger sur les interdépendances de projets de toutes les Units pour permettre une planification globale. Pendant toute une journée, les 66 Units Leads* se rencontrent pour des discussions de 20mn autour de leurs projets et roadmaps respectives pour le trimestre à venir. Ces moments de Speed Dating ont donc pour objectif de consolider une roadmap commune pour toute l’entreprise, croisant les expertises avec pour objectif d’affiner des dates de delivery.

Cet exercice de planification nécessite donc un important travail en amont. Il est capital de collecter les roadmaps de toutes les Units et de synchroniser toutes les équipes. En amont, l’équipe Lean a contribué à construire un processus robuste d’organisation pour garantir la réussite de cet exercice de Speed Dating. A l’issue de cette journée de rencontres, un master document voit le jour, compilant la totalité des projets de l’entreprise pour le prochain trimestre.

Speed Dating du Quarter 1, FY 2019.

Une fois le Speed Dating effectué, place à la conférence REX. Octave Klaba, Chairman, et Michel Paulin, CEO, s’adressent à l’ensemble des collaborateurs. Ce temps fort est essentiellement dédié à la priorisation pour le trimestre à venir. Les priorités du CEO, auparavant Octave Klaba, aujourd’hui Michel Paulin, sont présentées à l’ensemble du groupe. Ensuite, c’est au tour du Comité Executif du group (COMEX) de reprendre la roadmap finale et y ajouter les priorités, en mettant en avant les projets qui doivent sortir en haute priorité et les projets moins prioritaires. Ce moment est essentiel pour OVH, il permet de donner une vision globale des objectifs à venir et aux BUs de cadencer l’ensemble du delivery. Chacun sait précisément où va l’entreprise, et quel rôle il a à jouer.

Pendant la conférence REX, le chairman s’adresse à l’ensemble des collaborateurs

Enfin, le troisième volet démarre : l’exécution. Sur la base de la roadmap définie, les Leads Units se rencontrent, chaque semaine, afin de partager l’état d’avancement de chaque projet, d’adresser les éventuels soucis et partager les succès. L’objectif est de trouver, très vite, les solutions aux problèmes rencontrés, afin de respecter les ETA et de partager, avec les clients, les mises en production de nouveautés. Toutes les deux semaines, l’état d’avancement de la roadmap est partagé avec le COMEX qui analyse la situation avec recul. A la suite de cette réflexion, le COMEX peut modifier les priorités durant le trimestre, créer un nouveau projet ou en mettre en pause.

Échange entre équipes transversales, définition et partage des priorités, vous l’avez compris, cette semaine est fondamentale pour la bonne marche de l’entreprise, permettant de planifier le travail, mais aussi de l’adapter régulièrement afin d’être totalement agile.

Quelle place pour l’innovation au sein de la QRWeek ?

La QRWeek est aussi un des temps forts pour la promotion de l’innovation qu’OVH ne cesse de développer dans tous les domaines. Ainsi, les innovations développées et déployées en interne sont mises à l’honneur. Octave Klaba et Michel Paulin les présentent à tous, et remettent les Innovation Awards à leurs inventeurs. Cette démarche est l’occasion de remercier les équipes et de valoriser leurs travaux. Dans un prochain article, nous aborderons plus en détail la politique d’innovation chez OVH.